Como melhorar continuamente o seu CRM?

Fonte: Sugar CRM

Seu CRM é tão valioso quanto os dados que você alimenta, mas você pode esquecer os erros humanos e os registros incompletos com a tecnologia certa. Automação e Inteligência Artificial (IA) irão ajudá-lo a reduzir tremendamente os dados de CRM imprecisos. 

Na SugarCRM , estamos empenhados em ajudar os clientes a atingir o nível perfeito de automação para sua organização por meio de inteligência artificial (IA) e aprimoramentos de CRM. 

Nossa ferramenta SugarPredict ajudará seu CRM a aumentar a previsibilidade ao longo do pipeline de vendas em sua organização. Dessa forma, seu CRM não ficará mais apenas coletando dados; CRMs baseados em IA irão compilar e interpretar, dando aos usuários uma visão do futuro. Nosso SugarPredict dirá quais leads têm mais probabilidade de serem convertidos, quais contas têm mais probabilidade de renovar contratos e muito mais, levando em consideração os dados históricos armazenados pelo seu CRM e, às vezes, até mesmo bancos de dados públicos. Isso permitirá que sua equipe de vendas feche mais negócios com mais rapidez, com uma fração dos recursos no futuro.

Complementos de gerenciamento de interação são projetados para ajudá-lo a enriquecer a experiência de suas equipes em CRM e ajudá-los a interagir sem esforço com leads, clientes em potencial e clientes. De recursos avançados de mapeamento a recursos de automação de documentos e ações rápidas, com as ferramentas certas, você pode preparar suas equipes para o sucesso.

Por que automatizar?

A automação é importante porque resolve dois problemas principais em sua organização – eficiência e consistência. Em qualquer organização onde diversos grupos de pessoas são responsáveis ​​por vários aspectos da entrega de produtos ou serviços, torna-se muito difícil fornecer serviços consistentes sem processos consistentes reforçados e automatizados por meio de CRM. A automação do processo de CRM oferece grandes oportunidades para impulsionar a eficiência organizacional, removendo tarefas de rotina das cargas de trabalho de funcionários ocupados cujo tempo é mais bem gasto em tarefas de maior valor voltadas para o cliente.

Onde procurar oportunidades de automação

A chave para procurar oportunidades de automação é entender a jornada do cliente. Muito já foi escrito sobre os benefícios de um mapa da jornada do cliente, então não vou repetir esse conteúdo aqui. Em vez disso, vamos nos concentrar em por que um mapa da jornada do cliente é útil para a automação de processos. Rastreando cada etapa principal na jornada do cliente, desde o momento em que um cliente em potencial o contata pela primeira vez até a implementação e suporte de seu produto ou serviço, podemos encontrar grandes oportunidades de automação. Oportunidades específicas variam de empresa para empresa, mas aqui estão alguns bons lugares para procurar:

• Atribuição de leads : como os leads entram em seu sistema de CRM? Como eles são atribuídos aos representantes de vendas? Como você garante que os leads sejam contatados em tempo hábil?
• Acompanhamento de oportunidades : quais são as principais etapas do seu processo de vendas? Alguns deles podem ser automatizados? Como você acompanha as oportunidades abertas para ter certeza de que estão avançando?
• Suporte ao cliente : os clientes precisam de informações de rotina armazenadas em seu CRM? Como você atualiza os clientes sobre o status dos tíquetes de suporte ou do projeto? Como você garante que os casos de suporte sejam resolvidos em tempo hábil? 

Esta lista oferece apenas algumas ideias para você começar. Como cada negócio é diferente, passe algum tempo pensando em como seu cliente progride na jornada do cliente e como você pode usar a automação de processos para melhorar essa jornada e torná-la mais eficiente.

Projeto e documentação do processo

Depois de ter uma lista restrita de processos para automatizar, é hora de garantir que você tenha um entendimento detalhado de como o processo realmente funciona e o que precisa ser feito para melhorá-lo. Frequentemente, em sessões de descoberta de clientes, descobrimos que diferentes membros da equipe têm uma compreensão diferente do que um determinado processo deve ser. Quando você pede a uma equipe de pessoas para descrever como os leads são atribuídos aos representantes de vendas (para escolher um exemplo), você geralmente obterá uma grande variedade de respostas, todas de pessoas que estão realmente realizando esse trabalho todos os dias.

Não desanime se descobrir que diferentes membros da equipe têm uma compreensão diferente do processo ideal. Este é o seu momento de agilizar, atualizar processos para torná-los mais eficientes e documentar processos para que todos estejam em sintonia com a forma como as coisas devem ser feitas no futuro.

Tudo isso deve ser feito antes de tentar automatizar um processo. Um consultor amigo meu usa o termo “pavimentando o caminho tortuoso” para descrever tentativas de automatizar processos que não são bem pensados ​​ou otimizados. Fazer alterações em um processo é fácil e barato neste ponto do processo. Mas uma vez que esse processo é automatizado, alterá-lo ou otimizá-lo se torna mais difícil e demorado

Quem Envolver

Decidir quem envolver em um projeto de automação de processo pode ser difícil. Você precisa das pessoas mais intimamente envolvidas na execução do processo que está automatizando. Mas essas pessoas também precisam entender o quadro geral e como um processo impacta e faz interface com outro.  

Traga especialistas no assunto na área que você está tentando automatizar. Busque sua orientação e aceitação, mas não torne este grupo muito grande. Mantê-lo como um grupo relativamente pequeno e comprometido de especialistas permitirá que você progrida mais rapidamente e evite a síndrome do “projeto por comitê” que muitas vezes prejudica as iniciativas de projeto com um grande número de participantes. Além disso, certifique-se de ter um facilitador de reuniões capaz executando suas sessões de design. É importante ter alguém que possa cumprir a pauta de uma reunião, manter as discussões sob controle e garantir que a equipe cumpra as restrições de tempo.  

Implementação

A implementação real de um processo automatizado em seu CRM costuma ser a parte menos desafiadora de todo o projeto. A maioria dos CRMs modernos possui ótimas ferramentas integradas para automação de processos. Muitos deles usam interfaces gráficas de usuário baseadas em fluxogramas para acelerar o design e o desenvolvimento do processo. Quando possível, faça uso dessas ferramentas, documente seu trabalho e lembre-se de que outra pessoa além de você pode ser a próxima pessoa a atualizar ou consertar uma automação de processo que você construiu.

Em alguns casos, um programador pode ser necessário para implementar processos especialmente complexos que não podem ser construídos com ferramentas baseadas em gráficos. Um benefício adicional de fazer o trabalho inicial para documentar seu processo primeiro é que ele fornecerá um ótimo ponto de partida se você precisar trazer um programador para a cena. Lembre-se de que um programador pode não ter uma compreensão completa do seu negócio ou de como esse processo específico se encaixa no quadro geral. Por ter uma documentação clara e simples, muitas suposições são eliminadas e o programador terá uma probabilidade muito maior de entregar o que você realmente deseja.